Leistungen einer Kaltakquise-Agentur: Die Bausteine als Einkaufsliste

Wer nach „Kaltakquise Agentur“ oder „Neukundengewinnung Agentur“ sucht, bekommt Angebote mit Namen wie „Starter“, „Professional“ oder „Komplett“. Hinter solchen Paketen stecken dieselben Bausteine in unterschiedlicher Zusammenstellung. Die folgende Liste hilft, ein Angebot in seine Bestandteile zu zerlegen und mit anderen zu vergleichen.

Die Bausteine im Einzelnen

Strategie und Zielgruppe

Die Agentur arbeitet mit Ihnen heraus, welche Firmen angesprochen werden: Branche, Größe, Region, Merkmale, die einen Bedarf wahrscheinlich machen, und Ausschlüsse wie Bestandskunden oder Wettbewerber. Ergebnis ist eine schriftliche Zielgruppenbeschreibung, die Sie freigeben.

Datenrecherche

Auf Basis der Zielgruppe entsteht eine Liste mit Firmen und zuständigen Ansprechpartnern. Fragen Sie, aus welchen Quellen die Daten kommen und wie die Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO erfüllt wird. Ergebnis ist eine Zielliste mit Quelle je Datensatz.

Leitfaden und Argumentation

Gesprächsleitfaden, Einwandbehandlung und gegebenenfalls Brief- oder Mailtexte. Ergebnis sind freigegebene Texte, die Sie jederzeit einsehen können.

Ansprache

Die eigentliche Kontaktaufnahme, je nach Agenturtyp am Telefon, per Brief, per Nachricht oder in einer Abfolge. Hier sollte geregelt sein, wer anspricht, in welchem Umfang und in welchem Zeitraum.

Qualifizierung

Im Gespräch wird geklärt, ob Bedarf, Zuständigkeit und ein passender Zeitpunkt vorliegen. Die Kriterien dafür legen Sie gemeinsam fest. Ergebnis ist eine Einstufung je Kontakt, nachvollziehbar begründet.

Terminierung

Termine werden in Ihren Kalender oder den Ihres Vertriebs eingetragen, mit Übergabenotiz. Was als Termin zählt, sollte genau definiert sein. Eine Vorlage dafür steht unter Terminvereinbarung.

Nachfassen

Kontakte, die „später“ sagen, werden zu einem vereinbarten Zeitpunkt erneut angesprochen. Ohne diesen Baustein gehen viele Gespräche verloren, die nur zum falschen Zeitpunkt stattfanden.

CRM-Pflege

Jeder Kontaktversuch, jedes Gespräch und jede Absage wird erfasst, idealerweise in Ihrem System. Klären Sie, ob die Agentur in Ihrem CRM arbeitet oder in einem eigenen, und wie die Daten zu Ihnen kommen.

Bericht

Regelmäßige Auswertung mit Rohzahlen und Gesprächsnotizen. Ergebnis ist ein Bericht in fester Form und festem Rhythmus.

Lieferumfang je Baustein

Baustein	Was Sie sehen sollten	Im Angebot festhalten
Zielgruppe	Schriftliche Beschreibung	Freigabe durch Sie, Anzahl Abstimmungsrunden
Datenrecherche	Zielliste mit Quelle	Umfang der Liste, Datenherkunft, Eigentum an den Daten
Leitfaden	Freigegebene Texte	Wer schreibt, wer gibt frei, wie oft wird überarbeitet
Ansprache	Kontaktprotokoll	Umfang, Zeitraum, feste Ansprechpartner
Qualifizierung	Einstufung je Kontakt	Kriterien, nach denen eingestuft wird
Terminierung	Termin mit Übergabenotiz	Termindefinition, Umgang mit Ausfällen
Nachfassen	Wiedervorlagen mit Datum	Bis wann und wie oft nachgefasst wird
CRM-Pflege	Einträge im System	Welches System, Zugriff, Übergabe bei Vertragsende
Bericht	Rohzahlen und Notizen	Rhythmus, Inhalt, Format

Was zusätzlich ins Angebot gehört

Neben den Bausteinen sollten einige Punkte schriftlich geregelt sein, die oft erst im Streitfall auffallen.

Eigentum an Daten und Texten. Zielliste, Gesprächsnotizen, Sperrliste und Leitfaden sollten nach Ende des Auftrags an Sie übergeben werden, in einem Format, das Sie weiterverwenden können. Das ist besonders wichtig, wenn Sie später die Agentur wechseln.

Sperrliste. Wer einer Ansprache widerspricht, muss nach Art. 21 DSGVO sofort gesperrt werden, und zwar dauerhaft. Diese Sperrliste gehört Ihnen.

Personal. Wer arbeitet an Ihrem Auftrag, wie viele Personen, und wird das Team bei Wechseln eingearbeitet?

Abrechnung. Welcher Baustein ist in der Grundgebühr enthalten, welcher wird gesondert berechnet? Wie Vergütungsmodelle wirken, steht unter Vergütung.

Welche Bausteine Sie tatsächlich brauchen, hängt vom Agenturtyp ab. Der Agentur-Finder fragt dafür auch ab, welche Leistungen Sie selbst übernehmen wollen.